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Personal/Team
29.05.2016  Martin Cramer

Personalnotstand in Kitas - Grundlagen gelingender Arbeitsorganisation

Besonders häufig wird in Kitas darüber geklagt, dass geplante Arbeitsabläufe wegen der Abwesenheit einzelner Fachkräfte nicht durchgeführt werden können: „Es gibt Zeiten, in denen an einen planmäßigen Betrieb nicht zu denken ist.“ Unmut beim pädagogischen Personal und bei den Eltern ist oft die Folge. Warum ist das so? Und was kann man tun?

In Gesprächen mit Erzieherinnen höre ich oft folgende Aussagen: „Unsere Organisation funktioniert eigentlich ausgezeichnet. Wir sind ein gutes Team. Aber wenn jemand ausfällt …“/„Bei uns klappt alles ganz gut, aber die Vor- und Nachbereitung der pädagogischen Arbeit können wir nur dann in den Dienstplan integrieren, wenn niemand fehlt.“ Kennen Sie das?

 

Ursachenforschung

Eine Grundvoraussetzung für die effektive Planung des pädagogischen Alltags ist die Sicherheit, über eine ausreichende Anzahl an Fachkräften zu verfügen. Hier jedoch fangen die Schwierigkeiten meist an. Denn von zehn im Stellenplan vorgesehenen Fachkräften arbeiten in den meisten Kitas täglich tatsächlich nur acht. Jede fünfte Erzieherin steht im Jahresdurchschnitt den Kindern nicht zur Verfügung.


Wenn man davon ausgeht, dass jede Fachkraft circa sechs Wochen im Jahr Urlaub hat, dann muss bei einem Team von zehn Fachkräften mit 60 Urlaubswochen im laufenden Kita-Betrieb gerechnet werden – vorausgesetzt, es gibt keine längeren Schließzeiten. Ein Kita-Arbeitsjahr hat etwa 50 Wochen, circa 250 Arbeitstage (wenn Wochenenden und gesetzliche Feiertage abgezogen werden). Es ist also davon auszugehen, dass allein wegen Urlaub eine Fachkraft durchgehend nicht anwesend ist. Und zusätzliche zehn Wochen im Jahr fehlt eine zweite Fachkraft wegen Urlaub.
Außerdem muss bei der Planung berücksichtigt werden, dass nicht die gesamte Wochenarbeitszeit einer anwesenden pädagogischen Fachkraft in der direkten Arbeit mit den Kindern eingeplant werden darf. Es gibt immer wieder Aufgaben, die nicht bei gleichzeitiger Verantwortung für die Kinder erledigt werden können (Teamsitzungen, Entwicklungsgespräche mit Eltern, kollegiale Beratung etc.).


Aus „brutto“ wird „netto“ - leider

Die gesetzlich geregelte Personalausstattung ist immer als „Brutto-Personalausstattung“ zu betrachten. Hier sind also die regulären, üblichen Abwesenheiten der Fachkräfte bereits eingerechnet. Im „Kinderförderungsgesetz“ ist das deutlich formuliert: „In den Vorgaben für die Personalausstattung (…) sind alle Ausfallzeiten bereits abschließend berücksichtigt.“ (§11 KiföG Berlin)


Für die Alltagsplanung muss unbedingt die „Netto-Personalausstattung“ ermittelt werden.
Weil weder 100 Prozent der Fachkräfte aus dem Stellenplan noch 100 Prozent der Wochenarbeitsstunden der anwesenden Fachkräfte tatsächlich zur Verfügung stehen. Die „Abwesenheitsquote“ muss jede Einrichtung für sich ermitteln, weil sie von jeweils unterschiedlichen Faktoren abhängig ist, z. B. von der Häufigkeit der Krankheiten im Team (hier zu berücksichtigen auch die Krankheitstage der Mitarbeiterkinder) oder der Häufigkeit von Fortbildungen.

Die Arbeitsorganisation kann erst anfangen, wenn die Anzahl der wirklich einsetzbaren Fachkräfte definiert ist. Wird dies nicht berücksichtigt, wird der Fall eintreten, dass bestimmte Aufgaben, die sich aus der pädagogischen Konzeption ableiten, von den Fachkräften nicht abgedeckt werden können (z. B. die Besetzung der Gruppen, die Planung von Angeboten und Ausflügen usw.).

Bildlich gesprochen kann die „Tischdecke“, also die Netto-Personalausstattung, die „Tischplatte“, also die pädagogische Konzeption, nicht abdecken. Diese Tatsache hängt nicht ab vom jeweils gültigen gesetzlich definierten Personalschlüssel. Selbst bei einem von Allen als optimal bewerteten Personalschlüssel bleibt die Tatsache erhalten, dass nie alle Fachkräfte anwesend sein können.
Die Frage ist, was mit den nicht abgedeckten Bereichen der „Tischplatte“ passiert.
Wird das Arbeitsvolumen nicht an die tatsächlich vorhandenen Fachkraftstunden angepasst, also die „Tischplatte“ zurecht gesägt, sondern versucht, mit weniger Personal dennoch alle Vorhaben und Planungen umzusetzen, muss Stress entstehen und das Gefühl, dass es einen Personalengpass gibt.


Ausfallzeiten

Sie müssen mit folgenden Ausfallzeiten im Kita-Jahr rechnen:

  • sechs Wochen Urlaub pro Fachkraft
  • zwei Wochen Krankheit im Durchschnitt pro Fachkraft
  • eine Woche persönliche Fortbildung pro Fachkraft (wie in fast allen Bundesländern in Weiterbildungsgesetzen geregelt oder für Kita-Fachkräfte gesetzlich vorgeschrieben)
  • eine Woche Mehrstundenausgleich

Demnach ist mit einer Abwesenheit pro Fachkraft von mindestens zehn Wochen im Jahr zu rechnen.


Wenn diese Zehn-Wochen-Abwesenheitsfaustregel auf eine Beispieleinrichtung mit zehn Fachkräften angewendet wird, entsteht folgendes Bild: Angenommen, die zehn Fachkräfte sind auf fünf jeweils doppelt besetzte Gruppen verteilt. Dann sind die Fachkräfte der ersten Gruppe zusammen 20 Wochen abwesend. Die Erzieherinnen der zweiten Gruppe ebenso usw. Für die Kita summiert sich das auf 100 Abwesenheitswochen der zehn Fachkräfte. Das bedeutet, dass – gleichmäßig verteilt über 50 Arbeitswochen – täglich im Durchschnitt zwei Fachkräfte fehlen.

Zwei von zehn Erzieherinnen sind ein Fünftel der Fachkräfte, also 20 Prozent. Die Abwesenheit von 20 Prozent des pädagogischen Personals ist also nicht nur keine Notsituation, sondern der eigentliche Normalzustand. Vielen Teams ist diese Tatsache eigentlich bekannt, jedoch nicht ausreichend bewusst.


Die Erzieherinnen gewöhnen sich jedoch an diesen Tatbestand. Und wenn dann an manchen Tagen das pädagogische Personal einer Kita vollzählig ist, passiert häufig Folgendes: Die Arbeitssituation wird als seltsam empfunden, das Team staunt und fühlt sich „also ob man sich gegenseitig auf die Füße treten würde“. Häufig wird dann angeboten, dass jemand Mehrstunden ausgleichen oder Vorbereitungszeit nehmen sollte. Und das pädagogische Personal schrumpft auf die gewohnt niedrige Zahl …
 


Ein Gedankenspiel

Nehmen wir an, dass zwei Wochen lang keine Erzieherin fehlt, weil niemand im Urlaub, krank oder bei einer Fortbildung ist. Der Urlaub, die Fortbildung und sogar die Krankheit werden jedoch unweigerlich eintreten. Ebenso die Tatsache, dass im Durchschnitt eines Jahres jede Fachkraft zehn Wochen fehlt.
Wenn von zehn Fachkräften im Normalfall (durchschnittlich) täglich zwei fehlen, zwei Wochen aber ausnahmsweise niemand fehlt, dann wird das zur Folge haben, dass es zwei Wochen geben wird, in denen nicht nur zwei Fachkräfte, sondern vier fehlen werden. Oder vier Wochen, in denen drei fehlen. Weil im Durchschnitt eines jeden Jahres jede Fachkraft … Klar?
 


Schließzeiten sind kein Allheilmittel

Ich möchte an einem Beispiel zeigen, dass Schließzeiten bei Personalmangel nicht wirklich helfen: Das Jahr 2016 hat in Bayern 250 Arbeitstage. Zwischen Weihnachten und Neujahr ist die Einrichtung vier Tage, am Freitag nach Himmelfahrt einen Tag geschlossen. An diesen Tagen müssen die Fachkräfte Urlaub nehmen. Es verbleiben also 245 Arbeitstage oder (geteilt durch fünf) 49 Arbeitswochen, an denen zehn Fachkräfte bei einem Urlaubsanspruch von je sechs Wochen noch je fünf Wochen Urlaub nehmen werden; also zusammen 50 Wochen. Die Folge ist, dass im Jahresdurchschnitt täglich eine Fachkraft im Urlaub sein wird und eine zweite Kraft eine weitere Woche.
Bei einer zusätzlichen Sommerschließzeit von zwei Wochen, in denen die Fachkräfte ebenfalls Urlaub nehmen müssen, ergibt sich folgende Situation: Es verbleiben 47 Öffnungswochen. Zehn Fachkräfte haben jeweils noch drei Wochen Urlaub, zusammen also 30 Wochen. Das heißt, dass 17 Wochen lang eine Fachkraft weniger wegen Urlaub abwesend ist (als ohne die Sommerschließzeit). Das „Problem“ ist somit in der Tat etwas kleiner, jedoch nicht aus der Welt.
 

Reduzierung des Arbeitsvolumens und echte Teamarbeit

Im vorliegenden Beispiel ist also davon auszugehen, dass im Durchschnitt des Jahres jeweils 2 Gruppen nur mit einer Fachkraft besetzt werden können. Die Anzahl der Kinder pro Gruppe verändert sich durch die Abwesenheit von Fachkräften – leider – nicht. Wenn also die Forderung, das Arbeitsvolumen an die tatsächlich vorhandenen Fachkraftressourcen anzupassen, ernst genommen werden soll, muss von der eigentlichen Planung, die Arbeit für 10 Fachkräfte vorsieht, etwas wegfallen, so dass die verbleibende Arbeit ohne Stress von 8 tatsächlich anwesenden Fachkräften geschafft werden kann. Dass gegenseitige Unterstützung über die Gruppen hinaus organisiert wird, wie im Schaubild angedeutet, und zu einer Entlastung der allein in der Gruppe stehenden Fachkräfte führt, dürfte Alltag in den allermeisten Kitas sein. Die Abkehr vom „Ich und meine Kinder“, also der engen Begrenzung der Verantwortung auf die „eigene“ Gruppe, ist Grundvoraussetzung für moderne Kita-Pädagogik, die auf intensiver interner Kommunikation, kollegialer Beratung und echter Teamarbeit basiert.
Je offener die Arbeitsstrukturen in der Kita sind, desto normaler ist dieses Selbstverständnis der Fachkräfte.


Entlastungsmöglichkeiten

Aber gegenseitige Unterstützung allein macht das Arbeitsvolumen nicht kleiner.
Im nächsten Schritt muss also der Tagesablauf der Kita daraufhin untersucht werden, ob es Punkte oder Abschnitte am Tag gibt, an denen die Arbeitsbelastung der Fachkräfte regelmäßig besonders hoch ist. Sind solche Punkte oder Abschnitte identifiziert, muss geprüft werden, ob und wie an diesen Punkten oder in diesen Abschnitten die Arbeitsabläufe so verändert werden können, dass eine spürbare Entlastung der Fachkräfte möglich ist.


Erfahrungsgemäß sind diese Punkte oder Abschnitte im Tagesverlauf diejenigen, während derer die Fachkräfte mit allen Kindern einer Gruppe / eines Bereichs zur gleichen Zeit das Gleiche machen (wollen).
Ein Beispiel, das für alle später genannten Punkte stehen soll: Wenn die beiden Fachkräfte einer 25köpfigen Kindergartengruppe mit den Kindern in den Garten gehen wollen und deshalb mit allen gleichzeitig in die Garderobe gehen, ist, auch ohne dass eine Fachkraft fehlt, Stress vorprogrammiert. Schon angezogene Kinder werden unruhig, fangen an zu toben, zu schwitzen …

Fehlt eine Fachkraft, ist das Vorhaben eigentlich nicht mehr zumutbar. Also: nicht rausgehen?
Üblich wäre, dass erst die eine Gruppe rausgeht, in der heute 2 Fachkräfte anwesend sind, und wenn deren Kinder alle draußen sind, eine der Fachkräfte der anderen Gruppe mit nur einer Fachkraft hilft. Eine Möglichkeit, aber nicht weniger Arbeit.
 

Nicht alles gemeinsam machen

Weniger Arbeit wäre es, nicht mit allen Kindern rauszugehen. Wenn Kinder gerade intensiv spielen, bauen, malen, quatschen, muss man sie nicht unbedingt, nur weil „das jetzt dran ist“, aus ihren Tätigkeiten reißen, um „mit der Gruppe“ in den Garten zu gehen.

Geht man einen traditionellen Kita-Tag einmal daraufhin durch, wie oft die Pädagoginnen versuchen, alle Kinder einer Gruppe oder eines Bereichs für eine „Gruppenaktivität“ auf einen Zeitpunkt zu konzentrieren, dann kommt man leicht auf mehr als 10 Punkte: Frühstück um 8:00, Waschraum um 8:30, Projektarbeit um 9:00, Obstpause um 9:45, Rausgehen um 10:00, Reingehen um 11:00, Waschraum um 11:15, Mittagessen um 11:30, Zähneputzen um 12:00, Mittagsangebot (Schlafen, Vorlesen o.ä.) um 12:20, Vesper um 14:00 Uhr.
Haben die Pädagoginnen jedes Mal den Anspruch, mit allen Kindern alles zur gleichen Zeit zu machen, sind diese Punkte, wie bereits gesagt, auch ohne Personalausfall anstrengend. Fehlt dann aber eine Fachkraft, dann sind alle diese Punkte Stresspunkte.

Ermöglicht man den Kindern tatsächlich das, was eigentlich sowieso in jeder Konzeption steht, nämlich in der Kita „ihren Bedürfnissen zu leben“, also Zeit, Ort, Spielpartnerin und Thema selbständig zu wählen, dann ist es höchst unwahrscheinlich, dass 25 Kindergartenkinder alle zur gleichen Zeit das Gleiche machen (wollen).
 

Das Gartenphänomen“

Warum bricht, wenn die Kinder erst mal im Garten sind, in der Regel für die Fachkräfte die einzige Zeit im Kita-Alltag an, zu der sie mal tief durchatmen und ansatzweise entspannen können?
Weil sich die Kinder, in der Regel, im Garten selbst genug sind. Sie „brauchen nicht so viel Pädagogin“. Ich nenne das „das Gartenphänomen“. Sie suchen sich selbst immer etwas Spannendes zu tun mit selbstgewählten Spielpartnerinnen an selbstgewählten Orten für eine selbstgewählte Zeit. Voraussetzung hierfür ist die anregungsreiche „vorbereitete Umgebung“, die so gut wie jeder Garten bietet. Wäre es möglich, dieses Phänomen in das Haus zu holen, könnten die Fachkräfte zu der Rolle finden, die auch fast in jeder Konzeption steht, zu „Entwicklungsbegleiterinnen“.

Außerdem ließen sich viele Stresspunkte im Alltag entschärfen mit Vorteilen für Fachkräfte und Kinder. Frei nach dem Motto: „Weniger ist mehr!“

Viele Einrichtungen trauen sich das ja schon.


Martin Cramer, Erzieher, Dipl. Soz.arb./Soz.päd. (FH), Studium der Kleinkindpädagogik, selbständiger Berater und Projektleiter.


Kontakt
www.kita-consult.de



Der gleichnamige Vortrag wurde auf dem Stuttgarter Kongress „invest in future“ im Oktober 2015 gehalten und wurde in diesem Rahmen produktiv diskutiert.


www.invest-in-future.de



Medien
Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Berlin: Kindertagesförderungsgesetz – KitaFöG. Berlin 2005

Quelle: klein & groß - Das Kita-Magazin 06/16, Seite 52-55



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